Przetwarzanie danych osobowych a realizacja umowy - jakie warunki muszą być spełniopne? Jak wskazuje prawnik z kancelarii prawnej z art. 6 ust. 1 lit. b przetwarzania danych jest dopuszczalne, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Ta podstawa legalizacyjna była również przewidziana przez ustawę o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (art. 23 ust. 1 pkt 3).

Warunki przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Przepis ten wskazuje na dwie odrębne przesłanki przetwarzania danych. W przypadku wykonania umowy, czyli pierwszej z nich, do uznania dopuszczalności przetwarzania danych, konieczne będzie:
1) istnienie umowy,
2) osoba, której dane są przetwarzane jest stroną tej umowy,
3) przetwarzanie danych osobowych musi być niezbędne do wykonania umowy.

Jak wskazuje radca prawny - pojęcie wykonania umowy należy rozumieć szeroko, czyli także jako jej zmianę lub rozwiązanie. Niezbędność przetwarzania powinna być oceniana ze względu na konieczność realizacji praw i obowiązków stron umowy. Nie należy pojęcia niezbędności utożsamiać z koniecznością. Wskazuje na to motyw 39 Preambuły – przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć w inny sposób. Zatem, jeżeli z punktu widzenia prowadzonej działalności przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, to administrator może przetwarzać dane osobowe. Przesłanka niezbędności odnosi się również do zakresu przetwarzania danych. Administrator powinien się ograniczyć do przetwarzania danych wyłącznie niezbędnych do wykonania umowy.

Natomiast przetwarzanie przed zawarciem umowy (sprawdź w jaki sposób pomożemy Ci w sporządzeniu umowy) jest możliwe jeżeli:
1) przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy,
2) zawarcie umowy następuje na żądanie osoby, której dane dotyczą.

W pierwszym przypadku - jak wskazuje radca prawny - osoba, której dane są przetwarzane, musi być stroną umowy, natomiast w drugim – musi być inicjatorem działań podejmowanych przed zawarciem umowy.

Przesłanka z art. 6 ust. 1 lit. b, a wyrażenie zgody na przetwarzanie danych

Często administratorzy danych, mylą ww. przesłanki, bowiem na pierwszy rzut oka są one rzeczywiście podobne – opierają się na woli osoby, której dane dotyczą. Omawiana przesłanka jest ściśle związana z zawarciem umowy lub podjęciem działaniem przed jej zawarciem. Natomiast zgoda na przetwarzanie danych może zostać wyrażona w jakimkolwiek celu, nie tylko w związanym z zawarciem umowy.

Zawarcie umowy

Administratorzy danych często starają się pozyskać dane osobowe osób fizycznych w celu przedstawienia im swojej oferty. Należy zaznaczyć, że podstawa legalizacyjna z art. 6 ust. 1 lit. b nie może być w takiej sytuacji podstawą przetwarzania danych. Podjęcie przed zawarciem umowy może nastąpić tylko na żądanie osoby, której dane dotyczą. Taka osoba musi jednoznacznie okazać wolę jej zawarcia.

Jeśli masz wątpliwości co do sposobu przetwarznia danych osobowych w Twojej firmie skontaktuj się z Kancelarią Prawną.